Comment puis-je être rassuré sur la qualité de vos prestations ?

Vous avez raison d’insister sur ce point, il est capital. Nous savons parfaitement que des problèmes récurrents de qualité nous disqualifieraient.
D’une part nous insistons sur la phase de cadrage au démarrage du dossier pour que les méthodes de travail du cabinet soient respectées. Chaque nouveau dossier est sujet lui aussi a un cadrage formalisé par écrit, de façon a ce que les consignes de saisie spécifiques au dossier soient appliquées systématiquement.
D’une manière plus générale, nous avons mis en place des procédures de qualité type iso. Toute erreur ou dysfonctionnement est étudié pour que le problème ne puisse pas se reproduire.

Il y a eu de nombreux échecs concernant les experiences de délocalisation comptable

En effet les échecs sont possibles. Pour éviter cela (ou réduire le risque) nous proposons plusieurs choses dont les points les plus essentiels sont les suivants :
1) De nommer un référent au sein du cabinet : un collaborateur que tous ses collègues consulteront lorsqu’ils rencontreront des difficultés. Il sera aussi notre interlocuteur privilégié pour toutes les corrections de procédures comptables et de communication entre PRIMO-BPO et le CABINET.
2) De mettre en place les procédures internes rapidement et de profiter de l’intérêt de la solution en testant les procédures et le service.
Nous préconisons de démarrer notre collaboration en nous confiant au départ moins d’une dizaine de dossiers :
- Privilégier les dossiers au régime exonéré ou simplifié
- Sélectionner les dossiers en retard de traitements
- Sélectionner des BNC

Et simultanément de renforcer le contrôle lors de l’approvisionnement et de la révision :
- Contrôler le dossier régulièrement et périodiquement lors des premiers traitements
- Faire remonter les erreurs de saisies

Cela permet d’atteindre un bon niveau de qualité rapidement.
3) Nous proposons aussi un processus plus complet d’audit et de conduite du changement.
En particulier si vous envisagez un projet d’externalisation et de dématérialisation qui mobilisera l’ensemble de vos collaborateurs, et éventuellement vos clients, nous proposons un audit préalable et surtout une formation au changement pour vous et vos collaborateurs,
La taille du cabinet conditionne la réalisation et l’envergure de l’audit et de la formation.

C’est quoi cet audit préalable ?

L’audit n’est pas obligatoire. Il vise trois objectifs principaux :
- Réaliser un diagnostic de l’organisation de la fonction production comptable et paie au sein du cabinet
- Réaliser un diagnostic de l’utilisation actuelle des nouvelles technologies de l’information et de la communication au sein du cabinet
- Et surtout proposer des recommandations de mise en œuvre de solutions de dématérialisation et/ou d’externalisation adaptées au cabinet

C’est quoi cette formation au changement?

Nous écoutons vos collaborateurs, nous présentons nos méthodes, nous répondons à leurs questions, même les plus agressives (ça existe).
Nous mettons le projet en perspectives. Nous voulons enrichir le travail de vos collaborateurs.
Nous partons du principe que vous ne souhaitez pas débaucher mais planifier le travail, éviter le stress lié aux surcharges d’activité, enrichir le travail, passer à des techniques nouvelles performantes, pallier aux difficultés d’embauche etc …
Cette formation est conduite par un spécialiste du changement qui travaille depuis des années sur ces problématiques et a éprouvé depuis des années sa méthodologie avec succès.

Quels sont les gains de l’externalisation de la saisie ?

Une baisse des coûts très significative peut intervenir à moyen terme une fois que l’organisation interne du cabinet a digéré les nouvelles méthodes de travail liées à l’externalisation et a la dématérialisation :
- Le gain de temps des collaborateurs peut-être mobilisé sur les priorités de développement du cabinet
- Certains postes ne sont pas remplacés
- Etc.

L’enjeu n’est pas uniquement de baisser immédiatement le coût de la saisie (sauf si parfois vous faites appel a des prestataires externes en période de rush, auquel cas le gain est immédiat), mais plutôt de rationaliser les missions centrales – comptables, fiscales et sociales – pour reporter et développer des compétences vers l’accompagnement et le conseil, des prestations qui exigent de la proximité et ont plus de valeur ajoutée.
Votre système vous apporte :
- La flexibilité
- La réactivité
- Le respect des délais
- La diminution du stress de vos collaborateurs
- La mise en place de la RAO : révision assistée par ordinateur
- L’enrichissement des taches
- L’augmentation de la productivité
- L’amélioration de votre image par l’innovation technologique et un engagement vers le zéro papier et le développement durable
- Etc.…

Quels logiciels utilisez-vous ?

Nous pouvons travailler avec la plupart des logiciels du marché.
Nous utilisons aussi un logiciel propriétaire (in-house) c’est à dire développé par nous pour les besoins spécifiques de notre métier. Ce logiciel qui est interfacé avec l’ensemble des logiciels du marché.
Nous utilisons parfois, à la demande de nos clients leur propre logiciel.

Avez-vous un expert-comptable dans votre équipe ?

C’est vrai, nous ne souhaitons pas remplacer les experts comptables mais être complémentaires des cabinets.
Nos prestations se situent principalement au niveau de la saisie et de prestations informatiques.
Nous démarrons néanmoins des partenariats avec un expert comptable malgache et un expert comptable français qui pourrons réaliser des révisions complètes en cas de demande client. Ceci étant dit ce n’est pas notre axe de développement. Nous sommes complémentaires des cabinets pas concurrents.

Quel est le niveau de compétence des collaborateurs malgaches en comptabilité ?

Il y a un bon niveau de formation comptable à Madagascar.
Nos collaborateurs ont un niveau bac +3 à bac +5.
Au cours de leur formation ils ont travaillé avec le plan comptable malgache qui est très proche du plan comptable français.
Par ailleurs nous faisons un gros effort au niveau formation continue.
Vous savez sans doute que tous les malgaches parlent français et que le français est langue officielle à Madagascar.
Les méthodes comptables utilisées actuellement sont très proches des nôtres.

Qu’est ce qui me garantit la confidentialité des mes données ?

Ce point est effectivement important. Chez nous tous les salariés signent un contrat de confidentialité que je peux vous transmettre si vous le souhaitez.

Qu’est ce qui me garantit la sécurité de mes données ?

Tous les documents numériques sont échangés via Primo – SCAN&GED , notre solution logicielle de transfert par lots. Ce logiciel est simple et intuitif mais offre une totale traçabilité des échanges. Avec ce système aucun élément ne peut être égaré. De plus l’ensemble des originaux est conservé soit chez vous soit chez votre client.
Par ailleurs nous proposons un système de cryptage des données pour les clients qui le souhaitent.

Comment puis-je être sécurisé quant à la pérennité de votre société ?

Primo BPO est effectivement une société jeune. Cependant Primo BPO s’appuie sur le savoir faire et l’historique de la société JM-CONTACTS créée il y a exactement 10 ans.
Primo BPO a 2 actionnaires principaux dont Jean Morvan le créateur et directeur de JM-CONTACTS . Il est à Madagascar depuis 10 ans.
Comment pouvez-vous m’assurer que vous allez respecter les délais ?
C’est un de nos points forts. Notre société mets l’accent sur 3 points principaux
- La qualité des prestations
- Le respect des délais
- Et l’innovation (informatique)
Ceci étant dit nous demandons à nos clients de nous aider en étalant l’expédition des documents.

Comment puis-je être sur de la qualité de votre travail ?

C’est une excellente question. Testez-nous !
Par exemple avec une petite dizaine de dossiers de compta simple type compta de trésorerie. Vous pourrez ainsi nous juger sur pièces.
Pour les comptabilités plus compliquées nous préférons mettre en place des procédures complètes qui peuvent aller jusqu’à la réalisation d’un audit préalable de votre organisation et à la formation des associés et collaborateurs de votre cabinet.

Comment se passe le test en pratique ?

Si vous décidez de nous confier des dossiers de comptabilité simples pour tester notre prestation, nous vous transmettons un questionnaire de cadrage, et validons quelques points de fonctionnement avec vous par téléphone.
Pour démarrer vous avez simplement besoin :
- D’un ordinateur connecte à internet
- D’un scanner aux normes TWAIN (c’est le cas pour presque tous les scanners)
- De notre logiciel Primo-transfert que vous pouvez télécharger sur notre site (avec les consignes utilisateurs qui sont très simples et intuitives)
Et vous pourrez ainsi nous expédier les premiers dossiers en saisie.

Ou êtes vous situés ?

Dans la capitale Tananarive. Vous pouvez d’ailleurs, si vous le souhaitez, venir nous rendre visite.

Quel scanner préconisez-vous ?

Notre prestation peut s’interfacer avec tous les scanners du marché. Nous préconisons cependant le scanner plustek qui n’est pas cher, qui réalise 25 scans à la minute et qui travaille en recto-verso en un seul passage.